Desain dan Struktur Organisasi

image by media.licdn.com

Struktur organisasi adalah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi. Desain dan struktur Organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi dalam manajemen dalam lingkungan bisnis global saat ini merupakan alasan utama desain dan struktur menjadi lebih diperhatikan. Organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari, beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan.

Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur organisasi. Ke-enam elemen tersebut meliputi (Robbins, 2007) :

1. Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.
2. Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer
3. Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
   Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan
   Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
6. Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan

Sementara Ivancevich (2008) mengungkapkan 4 komponen sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :

1. Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus.  Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti  pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.
2. Pendelegasian kewenangan (delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.
3. Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
4. Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.

Biasanya keputusan-keputusan yang ada pada organisasi dipengaruhi oleh keputusan struktural :

Dan yang mempengaruhi keputusan struktural:

•  Keseluruhan strategi organisasi 
• Ukuran organisasi : dipengaruhi oleh besar/kecilnya sebuah organisasi
• Teknologi yang digunakan : Struktur perusahaan beradaptasi dengan teknologi yang dipakai, dan teknologi ini biasanya selalu berkembang
• Kadar ketidakpastian lingkungan : terdapat lingkungan yang stabil ada pula lingkungan yang dinamis, dan organisasi tersebut harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan disekitarnya

Kerangka dari Strategi :

• Inovasi : mengejar keuntungan kompetitif dengan inovasi yang berarti dan khas
• Meminimalisir Pengeluaran : Fokus dengan mengontrol ketat pengeluaran yang membutuhkan struktur mekanik pada organisasi
• Imitasi : meminimalkan resiko dan memaksimalkan keuntungan dengan meniru penguasa pasar yang membutuhkan organik dan mekanik elemen pada organisasi

Macam - macam Desain Organisasi :

Desain Organisasi Tradisional:

• Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah
• Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi
• Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan

Desain Organisasi Kontemporer:

• Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri
• Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai
• Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier
• Menghapus penghalang (horizontal)
• Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder

Karakteristik dari Organisasi yang belajar : 

• Open team based organization,  dengan cara memberi kekuasaan lebih kepada karyawan
• Alur pertukaran informasi terbuka dan penyebaran informasi lancar
• Kepemimpinan yang menyebarkan visi untuk masa mendatang
• Budaya yang kuat, kepercayaan, keterbukaan, dan rasa pengertian terhadap komunitas

Sumber :
http://organisasi-manajemen.blogspot.co.id/2010/05/desain-struktur-organisasi.html
https://teorionline.wordpress.com/2012/02/17/desain-dan-struktur-organisasi-bagian-2/